Anskaffelser
Bytte administrator
Det er kun en bruker med administrator-rettigheter eller eier av saken som kan bytte administrator i sin egen anskaffelse. For Ã¥ bytte eier ³¾Ã¥ den nye eieren være en del av gruppen "Ansvarlige brukere".
Gå til «Opprett grupper» i venstremenyen og velg gruppen «Ansvarlige brukere». Legg til navnet til den nye eieren i denne gruppen:
Gå så til avtalens startside og bytt administrator her.
Dele forespørsel og maler med andre eksterne brukere
Fjerne svar fra "Spørs³¾Ã¥l og svar"
Dersom du ved en feil har publisert et uønsket svar, eller ønsker å omformulere / endre svaret, gjøres dette ved å sende en e-post til TendSign Support (support.tendsign@mercell.com).
Det er ikke mulig å endre et publisert svar på egen hånd.
Minikonkurranser
Se veiledningen for opprettelse av minikonkurranser.
Opprette rammeavtalegrupper
Se veiledningen for opprettelse av en rammeavtalegruppe
Laste opp dokumenter til anskaffelser
Se Hvordan legge til dokumenter på sak
Utsending av e-post med sensitiv informasjon
Epost er i utgangspunktet ingen sikker ³¾Ã¥te Ã¥ sende informasjon pÃ¥. Dersom man skal sende ut sensitiv informasjon (som tilbudsfiler eller kontraktsinformasjon) til ansatte pÃ¥ UiO utenfor Seksjon for innkjøp, ³¾Ã¥ man sørge for at informasjonen ikke kommer pÃ¥ avveie. Det finnes to ³¾Ã¥ter Ã¥ gjøre dette pÃ¥; det ene er Ã¥ sette en enkel sikkerhetssperre pÃ¥ selve eposten. Det andre er Ã¥ kryptere de enkelte vedleggene.
Se veiledning til begge metoder
Opprettelse av gjestebruker
For å opprette gjestebrukere ta kontakt med en systemadministrator ved å sende epost til is-kgvkas@admin.uio.no.
Gjestebrukere skal ikke legges i gruppen "Ansvarlige pÃ¥ anskaffelsen", men det skal opprettes separat(e) gruppe(r) der gjestebruker legges inn. Dersom du ikke setter inn sluttdato for nÃ¥r gjestebrukerne i gruppen skal ha tilgang, ³¾Ã¥ du huske Ã¥ fjerne tilgangen nÃ¥r anskaffelsen er sluttført. Gi sÃ¥ beskjed til ovennevnte epost-adresse, slik at gjesteprofilen kan inaktiveres.
Forslag til tekst til gjestebruker: «Du har nÃ¥ fÃ¥tt tilgang til sak ANSK-xx-yyyy i TendSign. Logg inn via lenke pÃ¥ for-ansatte-siden. "TendSign" ikonet skal ligge pÃ¥ listen under "Verktøy og tjenester" pÃ¥ din "For ansatte" siden. NÃ¥r du har kommet inn i TendSign, velger du "Anskaffelser" og deretter saksbehandler i filteret "Administrator". Det er ikke nødvendig Ã¥ velge en bestemt dato men du ³¾Ã¥ klikke "PÃ¥gÃ¥r" for at anskaffelsen skal komme opp. Ta kontakt om noe er uklart».
Redigering i ESPD-skjema
Det er mulig Ã¥ redigere/slette deler av ESPD skjema. Om noen andre skal gjøre det i en sak ³¾Ã¥ avtaleansvarlige gi tilgang først. Det er ikke mulig Ã¥ endre skjema etter publisering.
Det strukturerte ESPD-dokumentet ikke er godt egnet hvis det er flere leverandører som skal levere ESPD i samme tilbud (f.eks. underleverandører) da det kun er mulig for én leverandør å fylle ut og levere det strukturerte ESPD-dokumentet.
e-Bevis
e-Bevis er en tjeneste som leveres av Altinn/Digitaliseringsdirektoratet. Tjenesten gjør det mulig for brukere å hente fram dokumentasjon om leverandører som deltar i et anbud. Den brukes for å bevise at informasjonen oppgitt i for eksempel EHF eller ESPD-skjema er korrekt.
I lenken under kan du lese med om e-Bevis og integrasjonen mellom TendSign og e-Bevis.
Slette anskaffelse/forespørsel
Hvis du har behov for å slette en anskaffelse pga. duplikat, test eller andre årsaker, kan du gjøre dette selv. Det gjør du ved å gå til "Anskaffelser" på verktøylinjen øverst på siden. Da får du opp en liste over dine anskaffelser.
Du sletter ved å trykke på søppelbøtten ved anskaffelsen helt til høyre i tabellen. Merk at det er kun avtaleeier som kan slette en anskaffelse og er den publisert, er det ikke mulig å slette denne. Det er heller ikke mulig å avpublisere en anskaffelse i etterkant. Dette gjøres kun ved avlysning av konkurranser. Avlyste konkurranser skal ikke slettes, men beholdes i systemet av hensyn til historikken.
Standard - Utfylling av felter ved opprettelse av forespørsel
Skjule vekting for leverandørene
På anskaffelsens første side i høyre nederste hjørne under «Innstillinger for anskaffelsen» finnes det et alternativ for å skjule vekting for leverandørene som kan hukes av.
Spørs³¾Ã¥l og svar-funksjonen
Se funksjon for opprettelse av spørs³¾Ã¥l eller melding til leverandørene
Avlyse konkurranse
Dersom en konkurranse ³¾Ã¥ avlyses, for eksempel pÃ¥ grunn av manglende tilbud: GÃ¥ til anskaffelsens startside, skriv inn en begrunnelse for avlysning i feltet «Notater for denne anskaffelsen» og trykk knappen «Avlys anskaffelsen».
Opprette frittstående kunngjøringer
Se veiledning for hvordan du oppretter frittstÃ¥ende kunngjøringer. NB: Løsningen for frittstÃ¥ende kunngjøringer og bruk av eForms er under utvikling av DFØ. Det ³¾Ã¥ derfor forventes at denne veiledningen vil komme i nye versjoner.
Denne veiledningen er spesifikt utarbeidet for intensjonskunngjøring, selv om løsningen for Frittstående kunngjøring kan benyttes til felere. Ved behov for markedsundersøkelse er det derfor best å bruke RFI-funksjonen i TendSign.
Intensjons- og veiledende kunngjøringer
Følg stegene her for veiledning knyttet til opprettelse av en intensjonskunngjøring.
Veiledning for arkivering med bruk av robot
Signering av tildelingsbrev i arkiveringssystemet
³¢±ð±¹±ð°ù²¹²Ô»åø°ù±ð°ù
E-læring for engelske tilbydere
Det er ikke mulig for eksterne personer Ã¥ logge seg pÃ¥ video-lenken via denne siden, sÃ¥ lenken til opplæringsfilmen over ³¾Ã¥ sendes til tilbydere pÃ¥ e-post.
Endre leverandørinformasjon
Det er kun leverandøren som kan oppdatere informasjonen knyttet til sin virksomhet. ³¢±ð±¹±ð°ù²¹²Ô»åø°ù±ð°ù kan ta kontakt med TendSign-support pÃ¥ epost for bistand (support.tendsign@mercell.com).
³§Ã¸°ìe i leverandørregisteret
«³¢±ð±¹±ð°ù²¹²Ô»åø°ù±ð°ù» gir oversikt over de leverandørene du sist har brukt.
«³§Ã¸°ì virksomhetens leverandører» gir oversikt over UiOs leverandører.
«³§Ã¸°ì felles leverandørregister» gir tilgang til et felles leverandør-register administrert av TendSign. Du kan legge til leverandører fra dette registret til UiOs register ved Ã¥ velge «Legg til i leverandørregisteret».
Sende invitasjon til leverandør
Klikk på "Prosess" i venstre meny og klikk på fanen "Kunngjør". Deretter klikker du på "Informer direkte" og under «E-postliste over mottakere» kan du sende invitasjon til interessenter. Dette er kun mulig for anskaffelser under terskelverdi.
Pålogging for leverandører
Klikk pÃ¥ "Prosess" i venstre meny og klikk sÃ¥ pÃ¥ fanen "Kunngjør" som du finner i toppmenyen. Deretter klikker du pÃ¥ "Informer direkte ³¢±ð±¹±ð°ù²¹²Ô»åø°ù±ð°ù som skal levere tilbud og lurer pÃ¥ hvor de skal logge pÃ¥ er svaret:
Der kan de opprette en gratis-konto for å levere tilbud.
Hvilke dokumenter er levert med tilbudet
Det vil kunne oppstå situasjoner hvor en tilbyder hevder å ha lastet opp dokumenter / bilag med tilbudet som i etterhånd viser seg å mangle.
Dersom du kontakter TendSign Support vil du kunne få tilsendt en kopi av den systemgenererte e-posten som tilbyder mottar ved innsendelse. Her vil alle innsendte bilag være listet opp.
Det er da mulig i etterhÃ¥nd Ã¥ merke anskaffelsen for komplettering, slik at manglende dokumenter/bilag kan lastes opp i etterhÃ¥nd. Merk at tillatelsen til Ã¥ komplettere tilbud vil variere fra anskaffelse til anskaffelse og ³¾Ã¥ vurderes av anskaffelsesrÃ¥dgiveren i hvert tilfelle.
Sende masseutsendelse til leverandør
Feltet «Type masseutsendelse» brukes til å kategorisere meldingene for at det skal være enklere for anskaffelsesrådgiver å skille ulike utsendelser fra hverandre. Hva som velges her gir ingen systemtekniske konsekvenser og vil ikke vises for leverandør.
Opprette kontaktperson for leverandør
Denne veiledningen gjelder dersom det er behov for å registrere nye kontaktpersoner som ikke allerede ligger registrert på leverandøren i TendSign.
Se fremgangs³¾Ã¥ten oppdragsgiveren eller leverandøren kan endre kontaktperson for virksomheten.
Avtaler
Viktig om publisering av avtale
Det er meget viktig at avtaler publiseres i TendSign for at avtalene skal få riktig status. Her følger en veiledning med forklaringer.
- Nye avtaler.
NÃ¥r du er i avtaleprosessen ³¾Ã¥ du trykke valget for publisering av avtale. Dersom dette ikke skjer vil avtalen fÃ¥ feil status og tilhørende funksjonalitet blir redusert.
Dersom du mener at avtalen ikke skal være synlig i avtalekatalogen ³¾Ã¥ du eventuelt avpublisere den etter publisering.
Gå til «Publiser / Publiser» og trykk feltet «Publiser avtalen» og trykk «Neste trinn»:
Dersom du ikke ønsker at avtalen skal være synlig i avtalekatalogen gå tilbake til dette vinduet, fjern avkryssingen i «Publiser avtalen».
- Forlengelse av avtale
Dersom en avtale forlenges utover opprinnelig dato ³¾Ã¥ den ogsÃ¥ publiseres pÃ¥ nytt. Dersom dette ikke gjøres vil ikke systemet oppfatte at det er lagt inn en forlengelse, og avtalen vil fÃ¥ status «Lukket». For Ã¥ forlenge en avtale, legg inn ny sluttdato og avtaleforlengelse og publiser pÃ¥ nytt som beskrevet over.
Eksemplet under viser en avtale som pågår i følge til/fra-dato, men som har feil status, dvs. "Lukket" pga. manglende publisering.
Finne frem til avtaler
Du kan enkelt finne frem til dine egne avtaler ved Ã¥ gÃ¥ til "Avtaler" i øverste meny. Husk at du ³¾Ã¥ velge "pÃ¥gÃ¥r" alternativet, ellers vises ikke alle avtalene.
Standard - Utfylling av felter ved opprettelse av avtaler
Tabell i avtalekatalogen
Det er ikke mulig å lage en tabell (prismatrise) i avtalekatalogen under «Flere avtaleopplysninger». Alternativt kan tabellen opprettes i et dokument som publiseres og i avtaleopplysningene kan det henvises det til dette dokumentet.
Vedlegg i avtalekatalogen
Merk at det er forskjell mellom "Offentlige dokumenter" og "Interne dokumenter" i avtalefunksjonen i TendSign. Dokumenter som for eks. prismatriser eller bruksanvisninger skal lastes opp som offentlige dokumenter dersom de skal vises i katalogen.
Dersom du ikke vil at dokumenter skal vises i avtalekatalogen ³¾Ã¥ du laste dem opp som interne dokumenter!
Legge til kontaktpersoner for avtale
Se Hvordan man legger til personer i en avtale.
Gjeldende avtaletyper
|
Avtaletype TendSign |
Avtaletype UiO (Egne felter) |
|
Avropsavtal |
Minikonkurranse på eksisterende avtale |
|
Avtale |
|
|
Avtale om enkeltkjøp etter Forskriftens del I |
|
|
LOV-avtale |
|
|
Rammeavtale (riktig type rammeavtale velges under egne felter i avtalemodulen «Avtaletype 2») |
|
|
Samarbeidsavtale |
Herunder legges kun reelle samarbeidsavtaler som er unntatt FOA/LOA, eks. FOU-prosjekt |
Besvare en kommentar fra avtalekatalogen
I avtalekatalogen til TendSign er det mulig Ã¥ sende inn kommentarer til avtalene – pÃ¥ samme ³¾Ã¥te som i den tidligere katalogen.
Du som avtaleeier vil få et varsel på e-post om at det har kommet inn en kommentar, samt at det vil fremkomme på «Min startside»:
Trykk på denne linken og du blir sendt til dette bildet:
Trykk på denne linken, så «Legg inn kommentarer» til du kommer inn i dette bilde hvor du kan besvare innsender:
Velg «Type kommentar», skriv inn din tilbakemelding og trykk «Lagre kommentar» for å sende ditt svar.
Alle innkommende kommentarer og sendte svar vil ligge under oversikten «Avtaleoppfølging».
Oppdatering av avtalen i avtalekatalogen
Avtalekatalogen i TendSign oppdateres ikke on-line, så dersom du gjør en endring på en avtale i TendSign vil endringen i katalogen på UiOs sider ikke være synlig før etter ca. 20 minutter.
Dersom du har behov for å se endringen umiddelbart i avtalekatalogen, er det mulig å avpublisere og publisere avtalen på nytt. Da vil dataene overføres on-line og bli umiddelbart synlige i katalogen.
Publisering av kontaktperson for avtalen
NÃ¥r man overtar som kontaktperson for en pÃ¥gÃ¥ende publisert avtale vil ikke avtalen automatisk oppdateres med den nye kontaktpersonen. For Ã¥ fÃ¥ til dette ³¾Ã¥ følgende gjøres:
³§Ã¸°ì opp den aktuelle avtalen, og gÃ¥ til bildet «Avtalens enkeltpersoner»
Bruk knappene under «Endre» og huk vekk den gamle administratoren, og huk av for den nye administratoren. Se eksempel under. Det er den nye administratoren som skal ha verdien «Ja» under kolonnen «Publiser».
NÃ¥r dette er gjennomført ³¾Ã¥ avtalen republiseres ved Ã¥ gÃ¥ inn i Avtaleprosessen og klikke bort avhukingen, trykke «Neste trinn» for sÃ¥ Ã¥ gÃ¥ tilbake for Ã¥ huke av «Publiser avtalen» og trykke «Neste trinn» pÃ¥ nytt. Dette vil tvinge gjennom en raskere publisering.
Kontaktpersonen er nå oppdatert på Avtalekatalogen.
Slette en avtale
Dersom en avtale skal slettes ³¾Ã¥ den ha status «PÃ¥gÃ¥r». Følg disse trinnene:
Åpne avtalen og gå inn på Avtaleprosessen frem til: «Planlegg / Klassifiser / Avtaletid». Her settes aktiv avtaletid frem i tid.
.png)
Trykk Lagre og gÃ¥ videre til «Publiser». Dersom avtalen er publisert i Tendsign ³¾Ã¥ den avpubliseres før avtalen blir satt med status «PÃ¥gÃ¥r».
.png)
NB! Det er kun avtalens administrator som kan slette en avtale!
Benytte web-signatur i TendSign KAS
Se følgende steg for steg guide om hvordan man benytter web-signatur i TendSign KAS
CLM
Motta og kvittere ut avvik i CLM
Det er laget en bruksanvisning for behandling av innmeldte avvik i CLM
Rammer og rutiner for bruk av CLM
Det er laget en veiledning for opprettelse og bruk av nøkkeltall og oppgaver i CLM