Nedenfor har vi forsøkt å oppsummere de viktigste begrepene man møter på når man tar Bookitlab i bruk. Begrepene er sortert etter den engelske benevnelsen for det i systemet.
| Ord | Beskrivelse |
|---|---|
| Consumable | Forbruksvare man bestiller eller blir belastet for oftest sammen med en tjeneste eller når man booker et instrument, utstyr. Dette kalles også som Offline service. |
| Core |
Kjernefasilitet/leiested/lab (brukes litt om hverandre i veiledningene, og betyr i denne sammenhengen mye det samme). |
| Core admin |
Rolle/rettighet man ³¾Ã¥ ha for Ã¥ kunne sette opp en kjernefasilitet med tilhørende utstyr, instrument eller (lab-)tjeneste; "core admin" styrer ogsÃ¥ tilgangen til utstyr og instrument pÃ¥ leiestedet, og ved behov, fakturerer for bruk av lab og utstyr; "core admin" styrer inntektssiden til leiestedet i samarbeid med (prosjekt)økonomen ved instituttet. |
| Instrument | Instrument er brukt om utstyr og instrumenter man kan booke/bestille i systemet; alle leiesteder ("cores") som opprettes ³¾Ã¥ ha et instrument eller en tjeneste ("request") knyttet til seg for Ã¥ kunne bli aktivert. |
| Project | Et prosjekt i Bookitlab inneholder opplysninger om hvem som skal betale for bruk av leiesteder registrert i systemet, slik som koststed og delprosjekt, eller ved eksterne brukere, organisasjonsnummer og navn på ekstern institusjon/firma. Prosjektet holder også rede på hvem som kan benytte det, dvs. booke eller bestille (lab-)tjenester innenfor prosjektets budsjettrammer. |
| Project admin | Rolle/rettighet man ³¾Ã¥ ha for Ã¥ kunne opprette et prosjekt. |
| Project coordinator | Prosjektkoordinatoren vil ofte være personen som opprettet prosjektet, dvs. en person med "project admin"-rettigheter i systemet, men det kan også være en annen som får rettigheter til å endre informasjonen om det aktuelle prosjektet, men ikke andre prosjekt i systemet. |
| Project leader | En prosjektleder har ingen spesielle rettigheter i systemet; mest til informasjon for "core" og "project admin", når disse har behov for å kontakte den faglige lederen av prosjektet |
| Request (services) | Enkelte leiesteder tilbyr (lab-)tjenester, dvs. man kan be en lab-tekniker utføre en analyse basert pÃ¥ en bestilling, uten at man selv fÃ¥r tilgang til et utstyr; ofte ³¾Ã¥ man fylle ut et bestillingsskjema, gjerne i samrÃ¥d med den som skal utføre tjenesten, som beskriver analysen (tjenesten, "request") man ønsker utført. |
| Stage og prod (produksjon) |
BookitLab er et komplekst system med mange funksjoner og muligheter. Derfor har BookitLab en "sandkassa" for at man skal kunne teste, f.eks. oppsett av en kjernefasilitet, før man setter den opp på riktig og brukere kan booke utstyr, instrumenter eller tjenester. Denne "sandkassen" kalles "stage"-miljøet. Man bør alltid begynne med "stage"-miljø og teste ulike innstillinger der før man oppretter en kjernefasiltet/lab på "prod"-miljø som er i drift og koblet mot økonomisystemet/Unit4. (NB! "stage"-miljø er for tiden ikke koblet mot økonomisystemet sitt utviklingsmiljø. Dette skal være på plass igjen, forhåpentligvis i løpet av 2024.) "stage"-miljøet finnes på . |
| Subscription | Det er mulig å sette opp abonnement slik at man kunne bruke enten en hele core eller valgt instrumenter, requester, osv. uten å betale for hver bruke eller bestilling, innen en gyldig periode. Prisen til abonnement kan settes for hvert kjøp. Det er mulig å sette null på abonnements pris, men trenger man fortsatt et prosjekt som knyttes mot å "kjøpe" det abonnementet. |
| User training | Med en gyldig user training, kan bruker booke et instrument uten core admins godkjenning selv om det settes til Ã¥ kreve det. Begrepet kom fra at brukere har fÃ¥tt tilstrekkelig opplæring til Ã¥ kunne bruke instrument. Det er mulig Ã¥ sette utløpsdato eller betingelse om nÃ¥r det ³¾Ã¥ oppdateres. |
Ord som BDM, dvs. person som har budsjettdisponeringsmyndighet, og som har en viktig funksjon i systemet, er ikke forklart her