51ºÚÁÏ

Kva skjer og kvifor?

Med "oppdragstakar" meiner vi alle som i DFØ-SAP er registert på medarbeidergruppe 8, undergruppe 50 - såkalla 8/50. Tidlegare blei desse kalla "bilagslønna" (men begrepet har blitt brukt ulikt hos IT og HR). DFØ definerer desse som "Eksterne m/utbetaling", og er alle som får ei utbetaling, til dømes honorar, utan å vere ansatt. I ToA er dette personar med oppdragskontrakt (og ikkje time- eller månadskontrakt). UiO har 17 000 slike personar, og ca 5000 av dei har brukarkonto.

I dag er ordninga at alle oppdragstakarar har blitt importert til Cerebrum, så lokal enhet kan enkelt opprette brukarkonto og gje dei IT-tilgang. Dette har gjort at dei treng berre registrere seg ein gang, i ToA. Enhetane får også mindre administrasjon.

Ulempene med dagens ordning er fleire. Vi får ut begrensa med data om desse personane frå DFØ-SAP, dei får ein sluttdato to år etter siste utbetaling, mange av dei skulle i utgangspunktet ikkje hatt IT-tilgang ved UiO, og dei behandlast i fleire tilfeller som ansatte - blant anna i automatiske ansatt-grupper. Vi har rett og slett manglande kontroll på desse.

Vi flytter difor registreringa av desse: Alle oppdragstakarar (bilagslønna) som også treng IT-tilgang på UiO må frå 29.09.2023 registrerast i Gjestetjenesten.

Kva skjer framover?

• 29. september 2023: Aktive oppdragstakarar med IT-tilgang begynner Ã¥ bli kopiert over til Gjestetjenesten. Alle fÃ¥r gjestetypen "Ekstern partner". Vi kopierer berre dei som ikkje allereie er registrert som aktive i Gjestetjenesten og/eller FS.
• 26. oktober 2023: Alle oppdragstakarar er ferdig kopiert over til Gjestetjenesten. Etter dette slutter Cerebrum Ã¥ sjÃ¥ pÃ¥ 8/50-personar frÃ¥ DFØ-SAP, men berre frÃ¥ Gjestetjenesten.
• 6. desember 2023: Dette er sluttdatoen vi set pÃ¥ alle som migrerast. Lokale enheter mÃ¥ før dette sjÃ¥ over og forlenge tilknyttinga til dei gjestane som treng Ã¥ behalde sin IT-tilgang.

Kven blir migrerte?

Av dei med aktiv oppdragskontrakt er det ca 5000 som har ein aktiv brukarkonto. Personar med time- eller månadskontrakt blir ikkje påvirka.

Personane kan vidare delast i to grupper:

• 3700 personar er ogsÃ¥ student eller allereie registrert som gjest. Desse vil ikkje bli migrert over til Gjestetjenesten. Dei vil behalde sin generelle IT-tilgang sidan dei er aktiv pÃ¥ andre vis, men vil miste sin tilknytting til enheten dei har bilagsregistreringa si pÃ¥. Lokale enheter mÃ¥ sjølv registrere eventuelle nye tilknyttingar for desse i Gjestetjenesten.
• 1256 personar har ingen andre tilknyttingar til UiO. Desse vil bli kopiert over til Gjestetjenesten, og vil difor behalde sin generelle IT-tilgang fram til desember. Lokale enheter mÃ¥ sjølv fjerne eventuelle gjesteregistreringar pÃ¥ sine enheter som er feil, i Gjestetjenesten. Migrasjonen bruker same enhet som oppdragskontrakta er registrert pÃ¥ i DFØ-SAP.

Ein oversikt over alle aktive oppdragstakarar og kven som migrerast og ikkje finn du på: (lesebegrensa til alle leiarar). Grunnlaget endrer seg fortløpande, så det vil kome endringar i den endelege migrasjonen.

For dei som bruker bofh er dette alle personar som har tilknyttinga "ANSATT/bilag" på person.

Totalt sett har UiO ca 17 000 personar med aktiv oppdragskontrakt, men dei fleste har ikkje aktiv brukarkonto. Vi ignorerer alle utan aktiv brukarkonto frå migrasjonen, sidan desse ikkje treng IT-tilgang.

Kva må eg gjere som lokal enhet?

Vi ber dykk som er ansvarlege for oppdragstakarar sine IT-tilgangar ute på enhetane om:

• Oppdatere eigne rutiner, sÃ¥ nye oppdragstakarar som treng IT-tilgang ogsÃ¥ blir registrert i Gjestetjenesten.
• Etter 26. oktober, men før 6. desember: Logg pÃ¥ Gjestetjenesten og sjÃ¥ over at alle dine oppdragstakarar er riktig registrert der, og forleng tilgangen til dei som skal behalde tilgangen sin. Om nokon mangler kan du registrere dei sjølv i Gjestetjenesten. Om du ser nokon som ikkje skulle vore registrert pÃ¥ din enhet kan du sjølv avslutte gjesteregistreringa deira.

I samanheng med dette kjem vi i oktober til å opprette gjestetypen "Sensor", som du står fritt til å bruke. Sjå sida Gjestetyper i Gjestetjenesten for meir detaljar.

Kva er konsekvensene?

Oppdragstakarar som ikkje vert registrert i Gjestetjenesten vil ikkje lenger kunne få IT-tilgang til UiO berre utfrå registreringa i DFØ-SAP. Lokal enhet må endre sine rutiner.

Migrasjonen av oppdragstakarar frå DFØ-SAP til Gjestetjenesten vil gje nokre konsekvenser:

• Oppdragstakaren vil bli registrert i Gjestetjenesten med gjestetilknytting "Ekstern partner" pÃ¥ same enhet som oppdragsavtala er pÃ¥. I bofh gÃ¥r dei frÃ¥ Ã¥ ha tilknyttinga "ANSATT/bilag@enhet" til "TILKNYTTET/ekst_partner@enhet".
• Oppdragstakaren vil bli meldt ut av dei "ansatt-STEDKODE", "ansatt-bilag-STEDKODE", samt tilsvarande meta-ansatt-grupper. Desse gruppene brukast ulikt av enheter, til dømes for e-postlister og tilgangar i Vortex, sÃ¥ her er konsekvensane ulike per enhet.
• Oppdragstakaren vil bli meldt inn i dei automatiske gruppene "tilknyttet-STEDKODE", samt tilsvarande meta-tilknyttet-grupper.
• Oppdragstakaren vil miste nokre tilgangar, til dømes:
  • Tilgang til Ã¥ hente ut trÃ¥dlauskonto i Brukerinfo.
  • Enkelte tilgangar i bofh.

Andre spørsmål

Spørsmål: Påvirker dette utbetalingar?

Svar: Nei, rutinene for Ã¥ registrere utbetalingar er uendra. Denne endringa er eit tillegg, og gjeld berre dei oppdragstakarane som ogsÃ¥ treng IT-tilgang hos UiO. µþ¾±±ô²¹²µ²õ±ôø²Ô²Ô²õ°ù±ð²µ¾±²õ³Ù°ù±ð°ù¾±²Ô²µ²¹°ù mÃ¥ gjerast som før.

Spørsmål: Kva om eg finn ein person som ikkje skulle hatt tilgang til min enhet?

Svar: Då kan dei som har vertstilgang til din enhet avslutte gjesteregistreringar i Gjestetjenesten. I utgangspunktet har alle leiarar vertstilgang til sin enhet, men kan delegere dette - sjå sida Delegering av vertstilgang.

Spørsmål: Kva om eg gløymde å forlenge tilgangen til ein person, og 6. desember er passert?

Svar: Du kan framleis gå til Gjestetjenesten og forlenge gjesteregistreringa, sjølv om førre sluttdato er passert. Personen vil få tilbake sine IT-tilgangar når du har gjort dette.

Spørsmål: Påvirker dette timelønna, månadslønna eller andre grupperingar?

Svar: Nei, timelønna er registrert i medarbeidergruppe 4. Denne endringa påvirker berre dei som er registrert i MG 8, MUG 50.

Time- og månadslønna kan registrerast som før, og får dei same IT-tilgangane som før, og treng ikkje å registrerast som gjest.

Spørsmål: Påvirker dette den manuelle registreringa av sensorar i Inspera?

Svar: Nei, rutina for å registrere sensorar manuelt i Inspera blir ikkje påvirka av denne endringa. Endringar i den rutina kan eventuelt komme seinare.

Vi oppretter ein ny gjestetype "Sensor", som enhetar kan bruke for å gje sensorar UiO-brukar og fleire IT-tilgangar. Dersom ein sensor berre treng tilgang i Inspera, treng dei ikkje å registrerast i Gjestetjenesten. Då treng du berre invitere sensoren inn i Inspera, som før. Denne rutina kan bli endra seinare eventuelt.

Spørsmål: Kvifor har vi brukt ordet "bilagslønna" i dette dokumentet tidlegare, når dette gjeld oppdragstakarar?

Svar: Årsaka er rett og slett ei misforståing. I Cerebrum har vi feilaktig brukt begrepet "Bilagslønna" for 8/50-personar, og ikkje forstått at også dei på time- og månadskontrakt inngår i kategorien bilagslønna. Vi har oppdatert dette dokumentet og spissa det meir ned mot oppdragstakarar, som vi no har forstått er eit meir korrekt ord for 8/50-personar.

Spørsmål: Hva menes med "IT-tilgang"?

Svar: IT-tilgang vil si at man får tildelt en UiO-brukerkonto. De som registreres i Gjestetjenesten, får automatisk opprettet en brukerkonto. Denne gir mye av det samme som brukerkontoene til studenter og ansatte: mulighet til å logge inn via Feide i ymse tjenester, tilgang til UiOs nettsider (inkl. tilgangsbegrensede dokumenter de har blitt tildelt rettigheter til), en e-postadresse, tilgang til Microsoft Teams, o.l.