Om månedskontrakter i toa
åԱDzԳٰer i toa er ment som en erstatning for timekontrakter, der personen skal jobbe et bestemt antall timer i uken/måneden eller har mange ulike oppgaver med ulik vekting.
Regne seg frem til en stillingsprosent
åԱDzԳٰer kan opprettes til en underviser som har flere oppgaver. For eksempel hvis personen skal holde noen forelesninger og seminarer kan man regne seg frem til en stillingsprosent ut ifra antall timer, vekting og antall måneder. Bruk stillingskalkulatoren (excel). Ved å gjøre dette slipper den ansatte å forholde seg til mange timekontrakter, føre timer og personen får utbetalt en fast sum i måneden.
Vitenskapelig assistent
Kontrakter til vitenskapelige assistenter skal opprettes av personalkonsulent, da dette er en rekrutteringsstilling. Les mer om Ansettelse i studentstilling - For ansatte - Universitetet i 51
Viktig om månedskontrakter
- Kontrakten må ikke ha kortere varighet enn en måned.
- Det kan opprettes korte månedskontrakter. Kontrakter til personer som skal ansettes i 100 % stilling i mer enn tre måneder må opprettes av personalkonsulent og følge personalrutinene til UiO.
- Vikariater og utlyste stillinger skal ikke gå via toa-løsningen, men via fastlønn. Det er kun mulig å ansette personer midlertidig i toa.
- Det er ikke mulig at en person har mer enn to månedskontrakter via toa-løsningen i samme periode, fordi systemet ikke takler dette. Det er ingen begrensninger på hvor mange time- eller oppdragskontrakter en person kan ha.
- Hvis personen er ansatt på en fastlønnskontrakt, bør ny kontrakt opprettes av en personalkonsulent som følger personalrutinene på UiO. Er du usikker på om personen er ansatt på fastlønn eller via toa-løsningen kan du sjekke i rapporter eller høre med en personalkonsulent som har tilgang til SAP.
Opprette kontrakt for utenlandsk person
Hvis personen skal jobbe fra utlandet må det foretas en skatte- og trygdevurdering. Slike kontrakter skal ikke opprettes i toa og du må ta kontakt med International office for Staff Abroad (ISA) for hjelp.
Trinn 1: Hvem
Startdato for kontrakt: Dette er første arbeidsdag. Hvis personen skal undervise må det legges inn noen dager før undervisningen starter som forberedelsestid.
Sluttdato for kontrakt: Dette er siste arbeidsdag.
Ansattnummer: Alle personer som har hatt en kontrakt ved UiO tidligere har et ansattnummer. Hvis du har ansattnummeret kan du legge inn dette og trykke søk nederst til venstre. Kontrollerer at e-post og telefonnummer er korrekt. Du kan endre dette før du går til trinn 2.
Navn: Skriv inn navnet.
Initialer: Ikke skriv noe i dette feltet.
E-post: Skriv inn e-post.
Telefonnummer: Skriv kun inn telefonnummeret, ikke landkode. Hvis man legger inn landkoden foran telefonnummeret vil ikke personen motta SMS for signering.
Landkode for telefon: Velg riktig landkode. Norge ligger som standard.
Nasjonalitet: Legg inn nasjonalitet.
Portalbruker: Haken skal være på, slik at personen får de riktige tilgangene.
Klikk på søk. Dersom riktig person dukker opp velg denne. Husk å kontrollere e-post og telefonnummer.
Dersom det ikke dukker opp noen person trykker du på "Ny ansatt".
Gå til trinn 2.
Trinn 2: Kontrakt
Kontraktstype: Her har du fem valg.
Vitenskapelig assistent
Kontrakter til vitenskapelige assistenter skal opprettes av personalkonsulent, da dette er en rekrutteringsstilling. Les mer om Ansettelse i studentstilling - For ansatte - Universitetet i 51
Studentassistent
Denne kontraktstypen benyttes for å opprette kontrakter med studentassistenter som har administrative oppgaver, er kollokvieveiledere eller har seminarundervisning. Den må ikke forveksles med vitenskapelig assistent som er en åremålsstilling. Her skal enten stillingskode 0389 Fagkonsulent eller stillingskode 1429 Aspirant benyttes.
Ved ansettelse av studentassistenter skal du velge hjemmel S§9-1aMidlkar.
Hør med enheten din om hva som er fastsatte satser for denne type stilling.
Eksamensvakt (ikke pensjonistvilkår)
Du skal velge denne kategorien dersom du skal ansette en eksamensvakt som ikke er pensjonist. Bruk hjemmel S§9-1aMidlkar. Stillingskode 1079 førstebetjent. Det er ikke mulig å opprette månedskontrakt til pensjonister.
Undervisning
Dette omfatter undervisning som er en del av institusjonens ordinære utdanningstilbud, normalt i tilknytning til et emne. Det omfatter alle undervisningsformer (forelesning, kurs, seminarer etc.).
Når du skal opprette kontrakt for undervisning skal du bruke hjemmel S§9-1aMidlkar. Hvilken stilling du skal velge avhenger av utdannelsen vedkommende har. For eksempel aspirant har ikke mastergrad, mens universitetslektor har mastergrad.
De fleste enheter har bestemt hvilken lønn de ulike stillingskodene skal ha. Hør med din enhet om du er usikker.
Generell (annet)
Denne kategorien kan brukes når det over ikke passer.
Arbeidsoppgave: Skriv inn arbeidsoppgaven. Dette er et fritekstfelt.
Emnekode: Dette feltet vil kun dukke opp dersom du velger kontraktskategori undervisning. Du må legge inn emnekoden.
Hjemmel for midlertidig tilsetting: Velg S§9-1aMidlkar på alle kontrakter bortsett fra hvis det er en vitenskapelig assistent. Da skal du bruke UH§7-6.i) Vitass.
Organisasjonsenhet: Bruk pilene på venstre siden for å navigere deg til riktig enhet.
Når du har valgt enhet får du opp et nytt bilde. Klikk på opprett ny stilling.
På timekontrakter er det kun en stilling per person. Du kan derfor ikke velge en som allerede er opptatt.
Stillingsbetegnelse lang og kort: Se veiledning for hvordan du skal fylle ut stillingsbetegnelse.
Finansieringskilde: Du må ta stilling til om kontrakten skal belastes grunnbudsjettet eller annen finansiering. Dette er viktig for rapportering til myndighetene. På studier er det som regel grunnbudsjettet du skal velge.
Stillingskategori: Du kan velge mellom tre kategorier. Velg det som passer til stillingen.
Stillingsgruppe: Legg inn stillingskoden og du vil få opp korrekt stillingsgruppe.
Yrkeskode: Her kan du enten legge inn tall eller søke opp ved hjelp av navn. Husk å ha mellomrom mellom de fire første tallene og tre siste hvis du legger inn tall. For eksempel 3431 133.
NUS-kode: UiO legger ikke noe inn i dette feltet.
Lagre stilling.
Geografisk arbeidssted: Dette feltet oppdateres automatisk når du har valgt organisasjonsenhet og stilling. Det feltet skal aldri endres ved kontraktsopprettelsen på UIO.
Kostnadstilordning:
Under stillingen skal du legge inn delprosjekt. Hak av for “Annen”.
Klikk i feltet det står 100. Du må legge inn delprosjekt i K7 både på lønn og reise.
Fyll inn delprosjektet i feltet K7.
Dersom du skal legge inn arbeidspakke skal du legge dette inn i K5. Hvis du ikke skal legge inn arbeidspakke må du passe på at det står Dummy i dette feltet.
Neste steg er å legge inn lønnsinformasjon. Noen stillinger er på spenn og andre er på stige. Om du får opp spenn eller stige i kontrakten avhenger av hvilken stillingskode du velger. Dette er bestemt i hovedtariffavtalen.
Spenn
Tjeneste og eventuell tjenesteansiennitet: Du skal ikke legge inn noe i dette feltet.
øԲԲٲ: Kan ikke redigeres.
å: Kan ikke redigeres.
Stige/spenn: Dette vil automatisk bli fylt ut etter hvilken stillingskode du har valgt. Du trenger ikke å endre på dette feltet.
ÅøԲ: Du må legge inn avtalt årslønn.
Stige
Tjeneste og eventuell tilleggsansiennitet: Det blir automatisk lagt inn første dato i måneden fra startdatoen i kontrakten.
Stillingsansiennitet: Det blir automatisk lagt inn første dato i måneden fra startdatoen i kontrakten. Du kan korrigere dersom personen har vært ansatt i samme stilling sammenhengende fra en tidligere dato.
øԲԲٲ: Kan ikke redigeres.
å: Kan ikke redigeres.
Stige/spenn: Dette vil automatisk bli fylt ut etter hvilken stillingskode du har valgt. Du trenger ikke å endre på dette feltet.
ÅøԲ: Du må legge inn avtalt årslønn.
Stillingsansiennitetstillegg: Hvis du endrer på stillingsansienniteten, kan systemet legge inn et beløp automatisk i dette feltet. Stillingsansienniteten må være over et år før det blir lagt noe i dette feltet.
Total årslønn: Kan ikke redigeres. Viser årslønn og eventuelt stillingsansiennitetstillegg.
Ansatt skal direkteplasseres: Skal ikke brukes med mindre annet er avtalt.
Når du oppretter kontrakt vet du ikke hvilken fagforening personen er medlem av. Når personen signerer kontrakten må hen ta stilling til dette.
Stillingsprosent: Legg inn avtalt stillingsprosent.
Du trenger ikke å endre feltene for arbeidsplan og status for tidsadm. Når status for tidsadm ligger med Ingen tidsevaluering skal ikke personen føre timer.
I hvilket land skal arbeidet utføres: Hak av for Norge.
Per i dag skal vi ikke lage månedskontrakter i toa til personer som skal jobbe fra utlandet. Disse kontraktene skal opprettes via fastlønn og det må foretas en skatte- og trygdeavklaring ved hjelp fra International Staff Mobility Office (ISMO) og ekstern tjenesteleverandør. Merk at det kan koste mellom 20.000 og 150.000 å foreta en skatte- og trygdeavklaring.
Du skal heller ikke hake av for unntatt gruppeliv, unntatt statens pensjonskasse eller unntatt arbeidsgiveravgift.
Klikk på trinn 3.
Trinn 3: Vedlegg
Fritekstfelt: Her kan du legge inn en beskjed til den ansatte. Dette vil bli en del av kontrakten.
Her kan du legge ved vedlegg etter behov.
Trinn 4: Merknader
I dette feltet kan du legge inn beskjed til leder.
Send til godkjenning og feilmeldinger
Når du har gått gjennom alle trinnene i kontrakten kan du klikke på “Gå til sammendrag”.
Se gjennom kontrakten. Klikk på "Vis kontrakt" hvis du ønsker å se hvordan kontrakten ser ut. Når alt ser greit ut klikker du på "Send til godkjenning".
Da kommer det opp en bekreftelsesboks, hvor du må klikke «Send inn» på nytt. Skjemaet blir da sendt til leder (GK2). Når leder har godkjent kontrakten vil det bli sendt en e-post til den eksterne med lenke for signering.
Hvis ikke det kommer opp en bekreftelsesboks, må du skrolle deg helt opp i kontrakten. Der vil det ligge en feilmelding. .
Sende e-post til månedsansatt
Når du har opprettet kontrakten kan du sende en e-post til den eksterne med informasjon om hvordan signere kontrakt. Nedenfor finner du forslag på tekst til e-post samt lenke til UiOs nettside for personer som skal jobbe for oss. Teksten er både på norsk og engelsk.
Hvis du oppdager at du lagt inn feil informasjon i kontrakten
- Kontakt leder og be hen avvise den. Da vil den komme tilbake til deg og du kan rette opp eventuelle feil før du på nytt sender den til leder.
- Hvis leder allerede har godkjent kontrakten kan du be kontraktsmottaker avvise kontrakten slik at du får rettet opp.
- Hvis kontraktsmottaker allerede har signert kontrakten må du følge rutiner for endring av kontrakt.
Rettigheter for personer ansatt på månedskontrakt:
- Personer ansatt på månedskontrakt har rett på sykepenger og etter to måneders ansettelse rett på egenmelding.
- Personen opptjener feriepenger som blir utbetalt i juni året etter. Dersom de med sikkerhet ikke skal fortsette å jobbe på UiO etter avsluttet kontrakt kan saksbehandler sende inn et fratredelsesskjema og be om sluttoppgjør.
- Medlemskap i Statens pensjonskasse ved minst 20 % stilling.
Videre oppfølging
Trenger du hjelp?
Kontakt: toa-hjelp@admin.uio.no